The Greatest Guide To Gestión Documental

The Greatest Guide To Gestión Documental

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Manage de acceso: Un software de gestión documental sólido permite crear controles de acceso basados en el cargo o el inicio de sesión. Por ejemplo, una persona del departamento de ventas no tiene por qué ver todas las facturas que maneja el departamento de contabilidad.

Equipo de Proyecto: Designar un equipo de proyecto con roles y responsabilidades claramente definidos, incluyendo un gerente de proyecto, especialistas en TI, representantes de los usuarios finales, and many others.

La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a Web de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.

OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.

Un gestor documental adecuado no solo mejora la gestión interna, sino que impulsa a las empresas hacia una mayor productividad y una mejor toma de decisiones.

Trabajo colaborativo que permite el flujo de información entre usuarios sin importar donde se encuentran ni el dispositivo que usan. Se crean espacios de trabajo que permiten trabajar en equipo.

¡Te invitamos a descubrir cómo el sistema de gestión documental puede transformar la manera en que trabajas con tus documentos!

La relevancia de los documentos de gestión radica en su capacidad para capturar y almacenar datos clave relacionados con las operaciones comerciales, las transacciones financieras y la comunicación interna y externa.

Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.

Desde la digitalización y organización hasta la Gestión Documental automatización de flujos de trabajo, Requordit ofrece una amplia gama de servicios diseñados para optimizar los procesos empresariales y maximizar la eficiencia.

Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento authorized. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.

Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible.

Adicionalmente, en el caso de desastres como incendios o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión documental basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos para la empresa se mantengan intactos.

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